La complessità aziendale può sembrare disorientante, ma spesso bastano poche regole semplici per ritrovare la direzione. Ispirandoci al mondo naturale e alle aziende di successo, scopriamo come gestire l’incertezza con strategie che uniscono flessibilità, chiarezza e adattabilità. Perché la vera sfida di un manager non è semplificare la realtà, ma renderla affrontabile.
Immagina di trovarti improvvisamente in un fitto bosco. Gli alberi sono alti e vicini, le foglie formano un tappeto spesso sotto i tuoi piedi, il vento muove i rami creando suoni misteriosi che riecheggiano tutto intorno e ogni direzione sembra uguale. Hai una buona mappa e una bussola, ma nonostante tutto trovare la strada può sembrare un'impresa impossibile. Ti senti smarrito, vero?
Questa sensazione di smarrimento e confusione non è molto diversa da ciò che molti manager provano quando si trovano ad affrontare la complessità del mondo aziendale moderno, o da quella che sentono i leader nel guidare i loro team. Mercati in rapida evoluzione, tecnologie dirompenti, normative in continuo cambiamento e una forza lavoro sempre più diversificata: navigare in questo ambiente può essere altrettanto scoraggiante quanto trovare la via d'uscita da un bosco sconosciuto.
Ma se ti dicessi che esistono regole semplici ma efficaci per orientarsi anche in questa complessità?
In questo articolo, esploreremo come alcune di queste regole semplici ma potenti possono aiutarti a governare la complessità e a guidare la tua organizzazione verso il successo, indipendentemente dalle sfide che potresti incontrare lungo il cammino.
Come si può gestire un'organizzazione complessa in modo efficace: l’esempio delle formiche
La natura, con la sua infinita saggezza, ci offre lezioni preziose. Considera un formicaio: migliaia di formiche lavorano in perfetta armonia, creando strutture complesse e risolvendo problemi collettivi. Eppure, nessuna formica ha una visione d'insieme o un piano dettagliato.
Seguono semplicemente poche regole semplici che generano una straordinaria intelligenza collettiva.
Ecco le tre regole fondamentali che governano il formicaio:
Regola della Specializzazione Flessibile. Ogni formica si specializza in un compito, ma è pronta a cambiare ruolo se la colonia lo richiede.
Regola del segnale chiaro. Usa segnali semplici ma inequivocabili (feromoni) per comunicare informazioni cruciali a tutta la colonia.
Regola dell’adattamento continuo. Adattati rapidamente ai cambiamenti dell'ambiente, modificando strategie e comportamenti senza esitazione.
Da queste tre regole semplici emerge un comportamento complesso, armonioso e coordinato. Queste regole, inoltre, sono alla base del comportamento collettivo e permettono l’emergere di strutture auto-organizzate, in grado di rispondere velocemente ed efficacemente agli stimoli ambientali.
I singoli individui possono scegliere in piena autonomia cosa fare e quando farlo rispettando le regole.
Queste tre regole semplici, ispirate dal mondo delle formiche, offrono un aiuto significativo per comprendere anche la complessità aziendale. I manager possono creare organizzazioni più agili, comunicative e adattabili, pronte ad affrontare le sfide del moderno ambiente di business, individuando delle regole semplici, come hanno fatto nel formicaio, che possono essere utilizzate dai singoli collaboratori.
Comprendere la complessità
Ma partiamo dalla definizione di complessità; cosa determina la complessità di un sistema o di una organizzazione? Quali caratteristiche ci permettono di individuare che sì, siamo proprio di fronte ad un fenomeno complesso?
I sistemi complessi derivano dall'interconnessione e interdipendenza tra i vari elementi del sistema. Ogni cambiamento in un elemento può influenzare molti altri elementi in modo non lineare e imprevedibile.
I sistemi complessi non seguono relazioni causa-effetto lineari. Piccoli cambiamenti possono avere grandi effetti e viceversa, rendendo difficile prevedere il comportamento del sistema nel suo insieme.
I comportamenti emergenti sono caratteristiche fondamentali dei sistemi complessi. Questi comportamenti non possono essere previsti semplicemente analizzando i singoli componenti del sistema, ma emergono dalle interazioni tra di essi.
I sistemi complessi sono adattivi e in grado di evolversi nel tempo in risposta ai cambiamenti nell'ambiente. Questa capacità di adattamento è cruciale per la sopravvivenza e il successo a lungo termine.
Queste caratteristiche appartengono anche alla tua realtà? Penso proprio di sì. Come dice Eric Bonabeau (2007),
"…la complessità è qui per rimanere…". Dobbiamo attrezzarci a viverla e a gestirla:
questo è il nuovo compito dei manager moderni.
Esempi di regole semplici nelle aziende di successo
Nel cuore pulsante dell'innovazione aziendale, molti giganti tech e start-up hanno manager che hanno provato a stare nella complessità implementando regole semplici che adottando approcci innovativi:
Apple e la Focalizzazione sui Prodotti Chiave: Sotto la guida di Steve Jobs, Apple ha drasticamente ridotto il numero di prodotti offerti, concentrandosi su un numero limitato di dispositivi di alta qualità. Questa semplificazione ha portato a un miglioramento dell'efficienza e della qualità.
Amazon e i Narrative Memo: Amazon utilizza i "narrative memo" per presentare e valutare nuove idee. Questi memo sono documenti di sei pagine che descrivono in dettaglio un'idea o un progetto, e vengono letti in silenzio all'inizio di ogni riunione. Questo approccio migliora la qualità delle decisioni e riduce la confusione, poiché tutti i partecipanti alla riunione comprendono pienamente la proposta prima di discuterla.
Spotify e le Squad Autonome: Spotify adotta un modello di squadre autonome che lavorano in modo indipendente ma allineato con gli obiettivi aziendali. Questo aumenta la velocità e l'agilità dell'azienda.
Il compito dei manager: creare e sostenere regole semplici
Ora, come immagino che avrei capito,
il compito del manager è rompere i modelli esistenti, creare disequilibrio, accettare l’incertezza, ricercare le regole semplici.
Ma come nascono queste regole?
Per lo più dall’esperienza, a volte esistono già all’interno delle aziende in forma implicita in altri casi vanno create. Le persone all’interno delle aziende sanno come operare, detengono la conoscenza e sono un termometro della salute dell’azienda. Le regole semplici vanno stabilite insieme a loro.
Per ogni azienda esiste un giusto numero di regole. Troppe regole o poche regole paralizzano l’azione. Quando il numero delle regole in gioco in un processo decisionale è zero, il sistema è dominato dal caos, la complessità interna non è né direzionata, né gestita. Ognuno fa ciò che gli pare. In questi casi la performance è bassa perché ognuno agisce su scala individuale senza creare risonanza con gli altri. Al contrario quando il numero di regole è troppo alto, le persone si bloccano perdendo di propositività e creatività. Non si gestisce la complessità, si diventa complicati.
Quali passi pratici può intraprendere un'azienda per iniziare a gestire la complessità
Quindi da dove iniziare? Ti propongo il pensiero di Morieux e Tollman (2014), che ci suggeriscono di mettere al centro la collaborazione. In un mercato sempre più turbolento la cooperazione ci aiuta a gestire sia la complessità interna all’organizzazione tramite la gestione delle persone e dei moduli organizzativi, sia esternamente tramite la creazione di ecosistemi di business basati su forti relazioni.
Propongono di lavorare in sei ambiti all’interno dei quali strutturare le regole:
scopri quello che accade veramente nella tua organizzazione: non accontentarti di vedere i risultati dell’azione, sforzati di conoscere come si risolvono i problemi quotidiani in quella determinata area, come comunicano le persone, le buone pratiche presenti. Trova regole per rendere questa conoscenza visibile a tutti.
rinforza gli integratori: cosa permette alle persone di collaborare? Quando si individuano gli attori positivi si può dare loro il potere di gestire e guidare i processi. Trova regole che definiscono come viene dato questo potere e che definiscono in cosa consiste.
aumenta la quantità totale di potere: il potere come la conoscenza può essere moltiplicato. Si può dare più potere alle periferie, concedendo autonomia decisionale e possibilità d’azione. Definisci le regole che permettano di dare questo potere.
aumenta la reciprocità: lavora sulle connessioni perché le persone hanno sempre più bisogno di fare affidamento sugli altri in quanto il lavoro è sempre più interdipendente. Definisci le regole che sorreggono queste connessioni.
fai vedere l’ombra del futuro: aiuta a vedere la sfida anche se sembra inarrivabile. Trova regole che permettano alle persone di avere sempre chiara la sfida.
premia chi collabora: il premio, l’apprezzamento facilitano la ripetizione di un comportamento. Definisci regole chiare e semplici per vincere i premi.
Ed ora tocca a te: quale sarà la tua prima mossa verso la semplicità organizzativa?
Quale piccola regola potresti introdurre oggi, che potrebbe avere un impatto profondo sulla tua azienda domani?
Come avrai capito, non puoi più tirarti indietro perché la tua organizzazione è già complessa. Ora deve diventare più agile, efficiente e innovativa. Farlo potrebbe essere più semplice di quanto pensi. Proprio come una formica che segue il suo sentiero di feromoni, potresti essere all'inizio di un percorso che porterà la tua azienda ad accrescere la sua competenza di stare nella complessità.
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